今回は、時間管理ができないサラリーマンだった僕が時間の使い方が上手い人になれたコツを詳しくご紹介していきます。
時間管理って簡単そうで、実際なかなか難しいんですよね。
というのも、僕自身サラリーマンだった頃は時間管理がとても苦手で、いつも締め切りと追いかけっこをしながら、時間に追われるような生活を送っていました…。
しかし、今では時間管理を意識して取り組めるようになり、やるべき事を時間通りに次々終わらせられるようになりました。
っていっても、仕事の能力が上がったわけではありません。
という事で、実際に時間管理が苦手だった僕が実践した時間の使い方が上手い人になれたコツについてお届けしていきます。
そんなちょっとの事で変わるの？と思われるかもしれませんが、是非一度試してみてくださいね。
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この記事で書かれている内容
時間管理ができない人の特徴は？僕は昔どんなだったか？！
時間管理ができない、苦手と感じている人の中には、
- 優先順位がつけられていない
- 好きなことから始める
- 時間の計算が曖昧
- 不可能な量の仕事を受けている
- 休憩時間が長い
- 最後はいつも力技で乗り切ろうとしている
などの特徴が多く見られます。実際に僕もそうでした。
あなたも会社の中の人を思い出してみると、
- いつもテキパキと要領よく動き回り無駄がない人
- 締め切りギリギリになって慌てて取り組んでいる人
がいたりしますよね。
僕自身もこれから説明する事をあえて意識し始めてから、作業効率が改善する事ができました。
時間管理ができる人・できない人の違いとは？
①スタートアップの早さ
スタート！の合図と同時に、集中の度合いをMAXに持っていける人なんて実際はいません。
僕も昔は朝の始業時には頭が回転しなかったり…といった事もありましたし。
やっぱ100%の力を発揮するまでには、人により多かれ少なかれ時間が必要だったりもしますよね。
けど、これが初めから100％の力を発揮できたら、1年間をトータル的に考えた時だいぶ作業量も変わってきますよね。
1日2時間の作業時間があって、毎日初めの10分が集中できなかたら、1日の作業量は1時間50分に。
毎日10分無駄にしていたら、それこそ365日×10分＝1年間で3650分を無駄にしてしまうわけです。
そうするには、たとえばパソコンにつくまでに今日の作業を全て頭で計算しておく必要があるんですよね。
これって誰しもができる技ではないのですが、僕自身は下記を実践しています。
けど、時間管理ができる人の中にもスタートが遅い人はいますよね。
では、何が違うのか？というと、自分の特性をしっかりと理解して、それをカバーする計画を立てられている点です。
スタートから完璧のパフォーマンス力になるまで少し時間がかかる事を認識していると、
- 少し早めに始める
- 優先順位に関係なく集中しやすいことを最初に行う
- ゆとりをもって少し長めの時間設定にする
などの対策をして、自分でカバーをする事ができますもんね。
②休憩時間の厳守
時間管理がしっかりとできている人は、自身の休憩時間も管理している方が多いです。
やっぱり休憩時間は設けた方が作業の効率も高まりますし、重要。
これは分かるのですが、短すぎると休憩にならず、集中力が持続しなくなってしまったり、作業スピードや生産性が低下してしまいますし、長すぎても次に集中するまでの時間が掛かってしまったりします。
つまり、休憩時間はどのぐらい取ればいいのか？って非常に重要なんです。
そこで、僕が実施した事は「適切な休憩時間を確保する事」。
どんなに忙しくても1時間は確保しています。
それにより、かなり効率的な濃密な作業を行えるようになりました。
また、その時間の使い方も最後の10分間はストレッチや歯磨きをして頭をリフレッシュするようにしています。
けど、初めの頃は「もう少し休みたいな」なんて誘惑があったのですが、そこはしっかりと自分の意志で乗り越えて、習慣化しました。
③時間にゆとりを持って計画を立てる
時間管理していく上で、自分が立てた予定通りに事を運べるか？はとても大切になってきます。
「大体これくらいの時間には終わるだろう」の予定では、せっかく時間管理をしても予定通りに進まず、意味がありません。
自分の器量をしっかりと理解して、予定を立てなければ意味がないという事。
なので、時間管理をする時には、まずは自分を理解する事。
そして、余分な時間を作っておくことも大切です。
そんな時にも問題なく時間を守れるように、あらかじめ計画よりも前倒しで進められるくらいの余裕のある時間配分を考えておくのがオススメです。
時間管理がうまくなるためのコツとは？
時間管理が上手な人に共通して言えることは、
- 優先順位をつけている
- 逆算して掛かる時間を計算している
- タイムリミットを決めて自分にプレッシャーをかける
- 時間管理と一緒に効率を重視している
実際にはこのうちどれか一つでも欠けてしまえば、せっかく時間を管理しても守られる事がなく、意味のないものになってしまいます。
特に、時間管理ができない人の中には、「あ～ぁ、できなかった」で済ませてしまっている人も多い傾向にあります。
しかし、それって本来仕事では許されませんよね。
同僚の人に手伝ってもらい迷惑をかけたり、上司から怒られてしまったり、嫌な気持ちになる事も多く、仕事を続けていく上でのモチベーションも大きく左右します。
つまり、時間管理にはしっかりとした計画性と合わせて「責任感」が大切になるわけです。
時間管理ができないサラリーマンだった僕が実践した時間管理術とは？
ここまで時間管理について解説をしてきましたが、実際にサラリーマンだった頃は、僕自身も時間管理が苦手中の苦手。
怒られないように、何とか時間内に終わらせる事だけを考えて、いつもバタバタとしている日々で、終業後はグッタリと疲れ果てていたなんて事もありました。
時間管理が苦手、という方はこの状況分かりますかね？
常に時間に追われているようなそんな状況が続くためにひどく疲労するんですよね…。
それで、現在独立してからは時間管理にとことん向き合って生きてきました。
そんな中で、簡単で今すぐに取り組む事ができる時間管理術もありますので、時間管理が苦手でお悩みの方はぜひ参考にしてくださいね。
STEP1：整理整頓
これは、大人なら当たり前と思われがちですが、意外とできていない人も多いと思います。
僕自身も昔はデスクの上はぐちゃぐちゃで、資料やら筆記用具やらたくさんのモノが散乱していました。
しかし、時間管理をする上で大切な事は「効率」と「集中力」。
ごちゃごちゃの作業スペースでは「必要な書類はどこだ？」と探すのに時間がかかって効率が低下したり、「これなんだ？いつの書類だ？」と目に入ったものが気になってしまい集中力が途切れてしまう原因になります。
という事もあり、作業に必要のないものや作業中に気になってしまうものは目の届かない所へ運ぶのがオススメ。
特に、スマホアプリのパズドラは大敵でした。笑
あれはデータを消去しました、スマホアプリやっている時間ほど無駄なものはないなと一掃しました。
といったように、作業がしやすい環境づくりを徹底してみてくださいね。
STEP2：自分の性格や環境を分析する
時間管理をするためには、環境や自分の性格も考慮して計画を立てる必要があります。
例えば僕の場合、朝は弱く、お昼ご飯の後は超眠くなるタイプ。
つまり、一番仕事が捗るのがお昼ご飯の前と夕方以降ですね。
そのため、最初は一番仕事が捗る時間帯、つまり集中力が高まる時間帯に、難しい仕事や、量の多い仕事を持ってくるように計画を立てていました。
その電話の内容が新しい仕事の依頼という事も多く、なかなか時間で計画した予定通りにいかなかったんですね。
そこで、午前中の仕事は単純作業を多めにこなして、難しく頭をフル稼働しなければできない仕事を眠くなる時間帯にしたところ、眠気対策にも一役買ってくれました。
これは職場の環境や、性格・体質などによって異なりますが、1日の中でも自分のサイクルがあるはずですので、時間管理をする上では自分の事を知る事も大切です。
STEP3：時間を割り当てる
1つの仕事を終えたら次に何をするか、すぐに切り替えられるかが時間管理をするにはとても大切です。
実際には人間の集中力は長く持続するものではありませんし、時々リフレッシュする事も大切な事。
しかし、1つの仕事が終わるごとに手を止めていては、次に加速するまでにまた時間が掛かってしまい、時間を無駄にする上に、効率も落ちてしまいますよね。
僕はそれを防ぐために、リフレッシュするための小休憩の時間もあらかじめ決めておくようにして、1つの仕事が終わっても小休憩の時間まではすぐに次の作業に取り掛かるようにしました。
あらかじめ作業の順番を考えておく事で、手が止まる事もなくなり、次にやる事を考えて行動できるようになる事で、効率も非常に上がりました。
逆算して時間を割り当てる
上記でもご紹介しましたが、ここで大切になるのが「逆算」です。
例えば、19時までに終わらせなければならない仕事に最低でも3時間が必要な場合、遅くても16時までには取り掛かる必要がありますよね。
でも3時間のうちに何かトラブルがあったり新しい仕事が増えた時に対応をしなければならない事を考えて15時には始めたい、というように余裕を持った時間を設定する事が重要です。
これは、時間管理が得意な人もやっている時間管理術でもあり、効果抜群ですよ。
時間は余裕をもって細かく考える
時間管理が苦手だった頃、時間の割り当ては「1時間毎」「午前中・午後」などかなり大雑把なものでした。
しかし、これが失敗の原因で、例えば、13時～14時で予定していた作業が13時半に終わると、14時までの30分間は何もしなくて良い時間のように錯覚してしまいます。
何もせずにいるのも怒られそうなので、一応次の作業に取り掛かるものの、14時～15時の予定だから、とどこか余裕をもって進めていくと、早めに始めたにも関わらず、15時に間に合わず予定がどんどん押してしまうんです。
これを防ぐためにオススメなのが、10分毎、もしくは15分毎などの細かく分けた時間管理です。
そうする事で、いつまでに終わらせなければならないのか？という目安がはっきりすると同時に、予定が前後するリスクも最小限で食い止められます。
さらに細かく分けておくと、万が一予定よりも遅れている時に、どのくらい遅れているのか？というのがすぐに把握できるというメリットもあります。
細かい目標を設定する
時間管理をする時にもう一つ大事にしていたのが、目先に設置する短期目標。
例えば、この仕事は最低でも15分は掛かると思う所を、目標を10分としておくと、予定通りに進めるために10分でやらなければならないという意識が芽生えます。
予定を立てる時に、後で余裕のある時間を5分間どこかに入れておけば遅れても業務自体に支障はないものの、自分で自分を鼓舞する事ができるのです。
手が届きそうな目の前に目標があると、集中力が切れた！という時でも意外と頑張れるものですので、オススメです。
隙間時間を有効に活用する
隙間時間は、きっと誰にでも、気づいていないだけであるはずです。
エレベーターの中、歩いている途中、パソコンを起動している最中など、頭の中がフリーな状態になる瞬間は有効に活用しましょう。
例えば、エレベーターに乗っている間にスマホでできる事をしたり、パソコンを起動している最中に、これからやる事をイメージしてすぐに作業を始めるの準備をしておくのも良いですね。
これにより短縮できる時間はほんのわずかですが、そのわずかな時間でも塵も積もれば山となるというわけで、余裕が生まれます。
もっと良い時間の使い方はないか？と常に満足せずに、自分の時間の使い方を疑い、探し続ける事。
そういったPDCAを回す繰り返し続ける事によって、どんどん新たな時間管理ができるようになり、自分にピッタリの時間の割り当てが見つかってきます。
なので、自分の中で新しい案が浮かんだら、透かさずメモ帳にメモするようにして下さいね。
『時間管理 苦手 時間の使い方が上手い人』まとめ
今回は、時間管理ができない社員だった僕が時間の使い方が上手い人になれたコツをご紹介してきましたがいかがでしたか？
時間管理には正解はなく、みんなきっと自分のやりやすい方法を見つけて取り組んでいるのだと思います。
しかし、時間管理をするのとしないのとでは、日々の充実度も大きく異なりますし、仕事の効率が自然と上がるので、疲れにくくなるはずですよ。
この時間管理というスキルは、どんな仕事についても、開業をしても必要不可欠なスキルです。
仕事をそつなくこなす事は、充実したプライベートを送る事にも繋がり、人生そのものの充実度にも大きく関わると僕は考えます。
時間管理は少し意識をするだけで日々の生活が180度変わりますので、諦めずにご自身の取り組みやすい時間管理を見つけてみてくださいね！
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